在Word/WPS中公文格式怎么设置才是正确的页面设置方法？



在使用Word/WPS制作公文过程中，很多人不了解Word/WPS的一些特性，简单按照公文国家标准关于版心设置的规定，直接将Word/WPS文档的页面设置设为距上3.7厘米、距下3.5厘米，结果造成了比较大的误差。这里我们针对在Word/WPS制作公文时如何正确的设定页面设置进行讲解。

根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）对公文版面设置的规定，第5.2.1小节页边与版心尺寸中“公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm”，再结合A4型纸的大小幅面为210mm×297mm，可以得出标准格式公文页面设置的天头地脚为：

上白边：37mm；
下白边：35mm （A4纸高度297mm-上白边37mm-版心高度225mm）。

由于公文是双面打印的，根据公文用纸订口（内侧白边）为28mm的规定，应设置页面为“对称页边距”，即其订口、切口白边分别为：

内侧白边：28mm;
外侧白边：26mm（A4纸宽度210mm-内侧白边28mm-版心宽度156mm）。

但是，假如我们直接依据上述参数设定Word/WPS，将会得到一个比较大的误差。如下图为错误的页面设置参数：


按照上述设置，在生成的文档中我们划两条横线，第一条横线设为距页面顶端3.7厘米，第二条横线设为距页面顶端4厘米，如下图：


由图中可见，第一条横线刚好和Word/WPS标识版心的标志重叠，这里我们称之为“设置版心”，第二条横线刚好紧贴正文文字的上边缘，我们称之为“实际版心”，由此可知“实际版心”和“设置版心”的上边缘误差达到3mm，超过了标准中规定允许的±1 mm的误差范围。造成这种误差的原因，是因为Word/WPS中分配行与行之间的间距空白时，没有考虑翻页时的特殊情况，在每页的首行和末行仍然分配了半行的空白间距。版心的下边缘存在同样的问题，此处不再赘述。

那么，根据公文格式国家标准，版心是以“设置版心”为标准，还是以“实际版心”为标准呢？

在国标的文字中没有更详细的表述，但是在国标最后的式样附图中可见，标识版心位置的方框均是紧贴文字的边缘的，如下图：


同时，在该标准起草小组成员另外发行的《党政机关公文格式国家标准应用指南》一书中，对版面一节的条款释义如下：


上文中“因此确切地讲，每面公文应该是由22行3号仿宋字加21个行距组成”，即意味着在每一页面的首行前和末行后的半个行距空白必须剔除掉，否则就变成了“由22行3号仿宋字加22个行距”，而不是只保留首行文字以下、末行文字以上的21个行距，也就是说公文的正文应该是“撑满版心”的，是以正文的文字边缘为准的“实际版心”为标准。

经过反复测试，我们发现当“设置版心”为上白边34mm、下白边32mm时，公文的页面刚好符合3号仿宋字首行和末行紧贴“实际版心”(上37mm下35mm)上下边缘的标准。由此我们得到在Word/WPS中制作公文正确的页面设置参数为：

上白边：34mm；
下白边：32mm。

此外，怎样设置行距才能使公文的正文撑满版心（首行紧贴版心上边缘，第22行下边缘同样紧贴版心边缘）？根据标准以及《党政机关公文格式国家标准应用指南》的释义，我们可以根据字高计算出一个固定的行跨度磅数，但我们没有必要这样做，利用Word/WPS的设置自动分配就能得出精确的结果。首先，我们在页面设置中设定好正确的上下左右白边等参数；然后，在文档网格中点击“字体设置”，中文字体设为仿宋、字号为3号；最后，返回到文档网格设置，设为每行28字、每页22行，其行跨度会自动计算得出。如下图：



在《应用指南》一书中（如上截图），指明行跨度“约等于10.39mm”，此处的29.75磅（每磅等于3.5mm）转换为毫米单位即为10.41mm，排版出来的结果是完全符合标准的。




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