建立一套小型人员数据管理系统案例介绍
某校面向社会从事政策性职业培训，每期需要录入大量的学员数据，并须按照特定的格式编制成Excel报表上送行政主管部门。在该校原有的业务模式中，学员资料呈碎片化分散在不同的Excel文档中，不利于后续的学员信息管理。该校应用公文宝数据管理系统后，利用交互式的录入方式，学员信息的录入效率和准确性大为提高，同时实现了对学员信息资料的数据库化管理。
第一步，确定建立数据库的各个字段
上级行政主管部门要求的Excel表格其格式如下：
本软件将数据分类为文本、长文本、序数、日期、时间、二维码等6种类型（见下面第二部分详细说明），根据上图确定需建立数据库的各字段如下：
身份证号码：文本类型（因学员大部分来自本市，身份证前缀相同，因此将部分常用身份证前缀添加为预定义选项，加快录入速度）；
姓名：文本类型；
社保卡发卡地：文本类型（将部分地市添加为预定义选项）。
民族：文本类型（学员基本均为汉族，设默认值为“汉”）；
文化程度：文本类型（据原Excel表预定义选项值）；
人员身份类别：同上；
户口性质：同上；
户口所在地：同上；
户籍地址：
长文本类型；
是否贫困家庭学员：文本类型（设是、否两个预定义选项）；
移动电话：文本类型。
第二步，配置创建数据库
整理好数据库各字段及类型后，运行公文宝数据管理系统，点击软件界面右上角的【系统工具】-【更改配置】调出软件配置程序，如下图：
配置程序界面如下：
1，点击【新建项目】，输入项目名称：某某职业培训项目学员信息管理系统；
2，输入各字段信息，其中：
字段名：必填，如身份证号码、姓名、编号、性别等；
序号：程序自动添加（可修改），录入数据的先后顺序；
提示语：选填，可对字段名进行补充说明，如“你的姓名是什么？”；
默认值：选填，录入数据时的初始默认值，可输入部分前缀，实际录入时再补充；
类型：必选。
类型分别包括：
文本：较短的文字，可在其下的“可选项”栏目设置预定义的选项，如“性别”字段可预定义“男、女”，各选项值以行为单位分隔；
长文本：文字较长的文本内容，录入数据时会显示较大的输入框；
序数：此类型每次录入数据时默认值可自动递增，如编号、发文字号等，序数类型除右边最末位须为阿拉伯数字外，其余位可包含其他字符；
日期：此类型可自定义格式，用yyyy表示年，M表示月，d表示日，ddd表示星期几，如格式定义为“yyyy年M月d日（ddd）”会输出为“2016年6月3日（星期五）”；
时间：此类型可自定义格式，分别用h、m、s表示时、分、秒，另外可用hh、mm、ss固定显示两位数（不足补0）；
二维码：此类型的文本将转换为二维码编码图片输出。
3， 点击【添加字段】按钮添加新的字段信息。
录入示例如下图：
  
4，全部字段添加完毕后，点击【保存】按钮，由于本数据库资料不需输出为格式文书，在弹出的对话框中点击“是”跳过设置输出模板的过程。
保存配置后即完成数据库的创建过程，点击【退出】返回主程序。
第三步，数据库的录入、导出和管理
录入登记：点击主程序界面的【录入登记】按钮，开始交互问答式输入各字段内容，如下图。
在录入登记的界面，将按前面设定的序数顺序显示输入框供用户录入内容，录入完毕后仍可对各字段内容进行修改。由于使用了创新性的交互式录入方式，避免了容易看错、点错、输错的问题，录入效率和准确度均得以提高。
小提示：录入过程中，可直接使用上下左右箭头和回车键进行快捷操作，避免键盘和鼠标的繁琐切换。
全部字段录入完毕后，软件出现【保存】和【输出】等按钮，如下图：
保存：将录入的内容保存为数据库记录。
由于本数据库不涉及格式文书模板，此处【输出】按钮可忽略，保存后直接【返回】。
导出数据库列表到Excel或WPS表格：
在软件主界面点击【导出列表】按钮，将当前列出的全部数据库记录导出到Excel或WPS表格中，即得到一个符合上级行政主管部门要求的表格文档。如下图：
其他数据库管理功能介绍：
编辑记录：选中记录后点击【编辑记录】或双击直接编辑，编辑记录与录入登记操作类同。
查询： 可任意选择查询条件检索数据库内记录，其中“匹配查询”指的是该字段和查询内容完全一致，“模糊查询”指的是字段中包含所查询内容即为符合。
删除：删除选定的记录或全部清空数据库（软件加入了防误操作设计，需多次点击确认）。
显示选项：根据过滤条件筛选列出记录，避免数据量过大时被过多旧记录干扰。
导入配置：切换当前使用的数据库配置文件。
更改配置： 调用配置程序，默认调入当前数据库配置文件进行更改。
备份：将当前数据库备份到其他位置。
恢复：从备份文件中将数据记录恢复到当前数据库。
帮助：打开软件网站的帮助文档页面。
注册：输入注册激活码激活完整版程序。
关于： 显示软件版本信息等。
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