公文宝数据管理系统快速入门使用说明

【软件简介】
本软件针对日常工作中常见的格式化文书(如合同协议、公文函件、执法文书、简报通报等)以及各类人财物信息实现数据库管理,高度可定制化,支持灵活自定义数据库字段,以及自动套用Word模板输出文档进行打印。

【主要功能特点】
高度可定制化,可以组建任何结构的数据库;
数据类型除支持文本文字外,还包括序数、日期、时间、二维码以及对象文件(图片可实时预览);
支持调用Word/Excel模板自动导入数据生成格式化文书;
无损导入/导出Excel,方便在不同数据库、单位/公司间交换;
轻量化设计,花费十来分钟就能轻松上手操作。

【使用向导】

下面以常见的合同管理进行说明,其步骤有三个:
1,整理文档中的活动要素以确定数据库字段;
2,配置创建数据库;
3,实际业务应用。


1. 整理文档中的活动要素确定数据库字段

首先,我们来看一份房地产买卖合同的范本,其格式如下:


如上图合同模板中,大部分文本文字是固定的,下划线部分(见红色圆圈)为需根据实际情况进行更新的活动要素。公文宝数据管理系统将数据分类为文本、长文本、序数、日期、时间、选项、对象文件、二维码等8种类型(见下面第二部分详细介绍),我们据此按照上述合同文书的活动要素整理数据库的各字段如下:

合同编号:此编号需按流水递增,设为序数类型;
甲方:文字较短,设为文本类型;
甲方姓名:文字较短,设为文本类型;
甲方国籍:设为选项类型,可以预定义部分选项(如中国、美国、法国等);
……(由于字段较多,此处省略)
正本存档:对象文件类型(可以导入图片、文档、压缩包等);
备注:文字可能会较长,设为长文本类型。

2. 配置创建数据库

整理完数据库各字段及类型后,运行公文宝数据管理系统(初次运行时登陆系统管理员密码为888888,登陆后可在【系统工具】-【用户管理】修改密码以及创建、删除用户等操作),如下图



本软件支持两种主流数据库类型:一是本地SQLite,具有稳定、高效、轻便(占用系统资源小)的特点,十分适合于本地数据库管理,目前包括大部分的手机应用都采用SQLite,没有网络需求以及新手用户强烈推荐此选项;二是网络远程MySQL/MariaDB,同样具有稳定、高效的特点,并且支持网络调用,像谷歌等大型的服务器群集都采用这种数据库,建议具有网络需求以及具备一定技术能力的用户选用,配置方法请点击【设置】-【下载PHP桥接器】,依照PHP桥接器说明进行设置。

登陆成功后,点击软件主界面右上角的【切换数据库】-【新建】调出软件配置程序,如下图:


配置程序界面如下:


(1)点击【新建项目】,(2)输入项目名称:新时代房地产项目销售合同管理系统;

(3)输入各字段信息,其中:
字段名:必填,如姓名、编号、性别等;
序号:程序自动添加(可修改),交互式录入数据的先后顺序;
提示语:选填,可对字段名进行补充说明,如“你的姓名是什么?”;
默认值:选填,录入数据时的初始默认值,可输入部分前缀,实际录入时再补充;
类型:必选。

类型分别包括:
文本:较短的文字,可在下面的“可选项”栏目设置预定义的选项,如“性别”字段可预定义“男、女”,预定义时各选项值以行为单位分隔;
长文本:文字较长的文本内容,录入数据时会显示较大的输入框,此类型支持海量的文字录入;
序数:此类型每次录入数据时默认值可自动递增,如编号、发文字号等,序数类型除右边最末位须为阿拉伯数字外,其余位可包含其他字符,如“ZM2006001”;
日期:此类型可自定义格式,用yyyy表示年,M表示月,d表示日,ddd表示星期几,如格式定义为“yyyy年M月d日”会输出为“2016年6月3日”;
时间:此类型可自定义格式,分别用H、m、s表示时、分、秒,另外可用HH、mm、ss固定显示两位数(不足补0);
选项:此类型与文本类型基本相同,区别是选项类型在编辑/查看界面仍然可以直接选择预定义的选项;
对象文件:此类型可为任意文档,如*.zip等,其中JPG/PNG/GIF图片类型支持预览功能;
二维码:此类型的文本将转换为二维码编码图片输出。

(4) 点击右上侧的【添加字段】按钮添加新的字段信息,重复上述(3),直至全部字段添加完毕。

全部添加完毕如下图所示。


(5)全部字段添加完毕后,点击【生成基本模板】按钮,软件根据各字段名输出基本模板,模板内所有用{<和>}括起来的字段名,均将会在输出时被替换为数据库保存的实际内容。



根据基本模板,将用{<和>}括起来的各字段名复制粘贴到模板文件中(其字体、字号、颜色等和正常Word设置一样,建议全部复制到记事本去除字体格式再粘贴到模板中),以此作为正式模板,如下图:



(6)指定输出模板:上述正式模板修改完毕并保存后,点击【导入】按钮导入指定模板所在路径,如下图:



如需调用多个不同模板输出,【清除】路径并忽略最后保存时的提示信息,即可在输出时手动指定不同的模板。模板类型支持Word/Excel/WPS。

(7)点击【保存】按钮保存配置后完成数据库建立,点击【退出】返回主程序。


3. 实际业务应用

录入登记:点击主程序界面的【录入登记】按钮,开始交互问答式输入各字段内容,如下图。


在录入登记的界面,将按前面设定的序数顺序显示输入框供用户录入内容,录入完毕后仍可对各字段内容进行修改。

小提示:录入过程中,可直接使用上下左右箭头和回车键进行快捷操作,避免键盘和鼠标的繁琐切换。

全部字段录入完毕后,软件出现【保存】和【输出】等按钮,如下图:


保存:将录入的内容保存到数据库。
输出校对稿:仅输出录入的各字段内容,不套用模板,方便校对。
提交数据库:比如在软件内建有“入库”和“出库”两个管理系统,“入库”的数据可以提交到“出库”,“出库”也可以退库提交回“入库”。
输出:将录入的各项内容输出到从指定的Word/WPS模板新建的文档中,效果如下图。



注:软件支持采用文本框进行定位,但如模板中含有多个文本框,文档输出速度会被拖慢,建议这种情况采用Word2003或WPS版本,速度较快。

【其他操作介绍】


在程序主界面左上角,点击【切换数据库】:


【快捷查询】在右侧可以选定一个字段进行快捷检索。
【筛选条件】在主界面可以按照条数、日期(以首个日期字段为准)进行筛选显示数据记录。

【切换数据据库】在弹出的菜单中,上部会列出当前用户具有操作权限的数据库列表,点击进行切换。
【新建】调出数据库配置程序。
【编辑配置】对当前数据库配置进行修改。
【删除当前数据库】将清除当前数据库的所有记录及配置(软件加入了防误操作设计,需管理员权限确认)。

点击【新建】或【编辑配置】调出配置程序后:


【切换项目】点击此按钮列出当前用户具有操作权限的数据库列表供切换修改配置。
【导入项目配置】从外部配置文件中导入配置信息到当前程序。
【导出项目配置】将当前配置信息导出保存为外部文件,以便用户之间共享/分享,或以用作备份、复用。


在程序主界面右上角,点击【系统工具】:

【切换登陆】退出当前操作用户重新登陆。
【用户管理】调用用户权限管理界面,系统管理员可以创建、删除用户,以及修改密码、分配权限(普通用户无管理权限,仅允许修改自己密码)。
【备份】将当前数据库备份到其他位置。
【恢复】从备份文件中将数据记录恢复到数据库。
【清空缓存】在网络MySQL/MariaDB类型中,由于采用了缓存机制加速图片的预览,如果发现预览的图片和服务器端不同,可以清空缓存由系统重新加载。

在程序主界面底部:


【录入登记】如前所述。
【编辑/输出】选中记录后点击此按钮或双击数据列表相应记录,可对数据进行编辑或输出文档。
【组合查询】可任意选择查询条件检索数据库内记录,其中“匹配查询”指的是该字段和查询内容完全一致,“模糊查询”指的是字段中包含所查询内容即为符合。
【导入/导出】将Excel或WPS表格中的记录添加进当前数据库,或将当前列出的全部数据记录导出到Excel或WPS表格中。
【操作提示】在底部状态栏会根据鼠标移动显示操作提示信息。

主界面右键菜单

【全选/全不选】全部选中或全部取消选中当前显示的数据记录。
【删除/清空记录】删除选定的记录或全部清空数据库(软件加入了防误操作设计,需多次点击确认)。