公文二维条码收文管理系统应用流程说明


本软件主要功能特点如下：

高度可定制化，用户可对数据库字段进行灵活自定义、增删调整；
支持常规串口以及USB扫描枪自动录入、查询二维条码信息；
数据类型除支持文本文字外，还包括序数、日期、时间、二维码以及对象文件（支持JPG图片预览）；
支持套用Word模板自动生成格式化文书；
无损导入/导出Excel，方便在不同数据库、单位/公司间交换；
轻量化设计，花费十来分钟就能轻松上手操作。




本软件在公文宝通用文书制作与信息管理系统的架构上进行开发，下面以日常收文办理流程来作说明，其步
骤主要有四个：

1. 收文录入登记

我们接收到一份纸质公文后，首先查看其封底版记位置是否印有二维条码，如果没有的话我们在登陆系统后
（用户管理请参阅《2.快速入门(通用文书制作与信息管理系统)》）点击程序主界面的【录入登记】按钮，
逐项进行录入登记。如果印有二维条码的话，我们则可以直接通过扫描枪“嘀”一声弹出录入界面并自动填入
各公文要素到各字段输入框，如下图：



为了简化操作，软件将公文二维条码中相对冗余的信息进行了剔除，各字段说明如下：
收文日期：默认为操作系统当前日期；
收文编号：根据单位实际编制的流水号；
条码标识：此字段内容将转化为二维条码打印在呈批表或记录表上，事后可直接扫描此条码实现快速检索。
来文单位：扫描枪自动填入；
文种：扫描枪自动填入；
来文字号：扫描枪自动填入；
密级：扫描枪自动填入；
缓急：扫描枪自动填入；
文件标题：扫描枪自动填入；
拟办意见：此字段内容可自动套打进呈批表，也可在相关人员手写后再补录入数据库；
领导批示：将公文办理过程中的领导批示意见录入此字段，方便事后进行追踪管理；
办理状态：可在公文办理的各个阶段补充录入不同的办理状态。
备注：公文需要特别标注的事项，比如办结后的流转借阅状态等。
存档预览图：可将办结后的呈批表扫描成图片保存，日后查询时可实时预览。
存档附件：将相关的文档、图片上传备查，超过一个的附件可压缩成zip文档。
归档号：收文时可指定文件的存放位置并编号，如“F202室A1柜01盒01”等。

上述字段为系统默认字段，系统提供高度可扩展性，用户可以对上述字段进行灵活增减调整，请参阅
《2.快速入门(通用文书制作与信息管理)》。录入各字段信息后点击【保存】。

设置“到期提醒”：在主界面上点击最上面的【设置】小按钮，进入日期参数设置界面可以设置到期
提醒的各项参数。



如上图设置，当“办结时限”剩下7天的时候，记录会显示为红色，到期最后两天系统会上午、下午
各弹出一次提醒信息（“办结”状态为“是”除外）。



2. 打印呈批表和流转记录表

在程序主界面，双击相应的记录弹出“录入/编辑”界面，在小箭头下的弹出菜单点击【打印呈批表】
或【打印记录表】，程序将分别套用“D:\ShouWen\呈批表模板.doc”以及“D:\ShouWen\记录表模板.doc”
打印当前公文的相应表格。用户可以将自定义的表单模板复制改名到D:\ShouWen\下进行套用，自定义
个性化模板请参阅《2.快速入门(通用文书制作与信息管理)》。


在上述界面，用户也可以点击【输出】按钮手动指定需套用的模板。

3. 补录公文的办理以及流转状态

在公文的流转过程中，由相关接收人在流转记录表注明签收状态，并利用公文本身带有的二维条码
或呈批表、记录表上的二维条码迅速调出记录，将状态补录进数据库，方便追踪管理。



4. 公文的检索查询

公文登记录入数据库后，可选择组合查询条件检索数据库内记录，以便查询公文办理情况。查询条件
可多选，其中“匹配查询”指的是该字段和查询内容完全一致，“模糊查询”指的是字段中包含所查询
内容即为符合。对印刷有二维条码的公文可通过扫描枪直接检索查询,也可以通过直接扫描自编并打印
在呈批表/流转记录表上的条码标识进行检索。