公文二维码收文管理系统应用流程说明


本软件在公文宝数据管理系统的架构上进行开发,主要功能特点如下:

高度可定制化,用户可对数据库字段进行灵活自定义、增删调整;
支持常规串口以及讯宝系列USB扫描枪自动录入、查询二维条码信息;
数据类型除支持文本文字外,还包括序数、日期、时间、二维码以及对象文件(支持JPG图片预览);
支持套用Word模板自动生成格式化文书;
无损导入/导出Excel,方便在不同数据库、单位/公司间交换;
轻量化设计,花费十来分钟就能轻松上手操作。


下面以日常收文办理流程来作说明,其步骤主要有四个:


1. 收文录入登记

我们接收到一份纸质公文后,首先查看其封底版记位置是否印有二维条码,如果没有的话我们在登陆系统后(用户管理请参阅《公文宝数据管理系统使用说明》)需要点击程序主界面的【录入登记】按钮,逐项进行录入登记。如果印有二维条码的话,我们则可以直接通过扫描枪“嘀”一声弹出录入界面并自动填入各公文要素到各字段输入框,如下图:



各字段说明如下:
收文日期:默认为操作系统当前日期;
收文编号:根据单位实际编制的流水号;
来文单位:扫描枪自动填入;
文种:扫描枪自动填入;
来文字号:扫描枪自动填入;
密级:扫描枪自动填入;
缓急:扫描枪自动填入;
文件标题:扫描枪自动填入;
拟办意见:此字段内容可自动套打进呈批表,也可在相关人员手写后再补录入数据库;
领导批示:将公文办理过程中的领导批示意见录入此字段,方便事后进行追踪管理;
办理状态:可在公文办理的各个阶段补充录入不同的办理状态,如“待批”、“XX年X月X日指派由XX科室承办”、“XX年X月X日已办结”等。
备注:公文需要特别标注的事项,比如办结后的流转借阅状态等。
存档预览图:可将办结后的呈批表扫描成JPG图片保存,日后查询时可直接预览。
存档附件:将相关的文档、图片上传备查,超过一个的附件可压缩成zip文档。
归档号:收文时可指定文件的存放位置并编号,如“F202室A1柜01盒01”等。

上述字段为系统默认字段,系统提供高度可扩展性,用户可以对上述字段进行灵活增减调整,请参阅《公文宝数据管理系统使用说明》。录入各字段信息后点击【保存】。


2. 打印呈批表和流转记录表

在程序主界面,双击相应的记录弹出“录入/编辑”界面,在小箭头下的弹出菜单点击【打印呈批表】或【打印记录表】,程序将分别套用“D:\ShouWen\呈批表模板.doc”以及“D:\ShouWen\记录表模板.doc”打印当前公文的相应表格。用户可以将自定义的表单模板复制改名到D:\ShouWen\下进行套用,自定义个性化模板请参阅《万能格式文书管理系统使用说明》。



在上述界面,用户也可以点击【输出】按钮手动指定套用模板。


3. 补录公文的办理以及流转状态

在公文的流转过程中,由相关接收人在流转记录表注明签收,并将状态补录进数据库,方便追踪管理。




4. 公文的检索查询

公文登记录入数据库后,可任意选择组合查询条件检索数据库内记录,以便查询公文办理情况。查询条件可多选,其中“匹配查询”指的是该字段和查询内容完全一致,“模糊查询”指的是字段中包含所查询内容即为符合。对印刷有二维条码的公文可通过扫描枪直接检索查询。