公文标准格式制作软件(机关公文助手)使用向导


利用公文标准格式制作软件(机关公文助手)精确排版，输出标准格式公文，仅需简单的三个步骤！
（本使用向导以标准下行/平行文为例，其他格式均与此类似）

第一步，运行公文标准格式制作软件(机关公文助手)，在程序的主界面，请选择相应的行文格式，然后点击[下一步]按钮（如下图）。


根据公文的实际情况输入公文的各要素内容（如下图）。


小提示：利用键盘左手边上的“Tab”键可以跳动选择光标位置，无须移动右手鼠标，方便快速输入。

密级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

发文字号：发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（点击小按钮 预定义常用的机关代字，避免每次输入，如下图）


成文日期：成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。

公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

主送单位：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（点击小按钮 选择、编辑、设置发送单位，如下图）


抄送单位：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（点击小按钮 选择、编辑、设置发送单位，与主送单位类似）

附件：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

附注：公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

信息公开选项：输入后定位到版记前一行位置，可留空。

正文内容：可将其他文档文字导入或复制粘贴至此，以去除原有不规范格式。

注：印发时间以公文付印的日期为准，由软件根据系统时间自动生成，如需作调整可在中进行。

版式设置：点击“版式设置”按钮，可单独对各文种格式的红色版头、落款单位等公文版式进行设置，如下图。



发文机关字体设置：这里主要根据发文机关标识的字数等特定要求进行调整，以避免出现字体过密或过疏的情况。

蓝色选项：主要用于企业性质的单位发文，党政机关使用红头发文不必勾选。

宽度：指定发文机关标识的文字框宽度。

红线粗细：指定版头红色反线的粗细（1磅＝0.35毫米）。

第二步，点击[输出到Word/WPS]按钮



在确认公文二维条码界面，程序将自动调用上一步所包含的信息，请按单位实际情况作补充、调整。各字段填写说明如下：

1. 条码版本标识（必选项）：此处无需输入。

2.条码编号（必选项）：各单位自行定义本单位内部管理使用条码的惟一规则，保证本单位制作的每一个条码均是惟一的。条码编号可由字母与数字组成，可以在单位内部按大流水编号，也可按业务种类或其他规则进行编号。此字段最长不超过20个字符，最短不少于8个字符。

3.发文单位（必选项）:填写发文单位的规范化简称或全称，如“XX市人民政府”，联合发文只填写主办单位名称加一个“等”字，如“XX市人民政府等”。此字段不得超过20个汉字。

4.公文种类或刊物名称：常用的公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。此字段不得超过15个汉字。

5.发文字号或期号（必选项）：此字段不得超过15个汉字，如无文号和期号，填写一个“无”字。

6.主送单位：没有主送单位的不用填写，有主送单位的则必须填写。此字段不得超过20个汉字，如主送单位超过20个汉字，则此字段标注为“见报头”。

7.标题：无标题的不用填写，否则不得留空。此字段不超过80个汉字，如过长则应进行简化。

8.秘密等级（必选项）：秘密等级分为无、秘密、机密、绝密四级。如需标注保密期限，直接写在秘密等级后面，如“机密30年”。此字段不得少于1个汉字，并不超过4个汉字长度(两个阿拉伯数字相当于1个汉字)。

9.紧急程度（必选项）：公文的紧急程度分为无、急件、特急三级；电报的紧急程度分为无、平急、加急、特急、特提五级。此字段不得少于1个汉字，并不超过2个汉字。

10.成文日期（必选项）：此字段为公文的成文日期或刊物的编印日期，用阿拉伯数字表示，个位数日、月前面加“0”标注双位，如：20120412（2012年4月12日）。此字段固定为8个字符。

11.发布层次：党委系统的发文需标注此项，分为省军级、市地师级、县团级、公开发布四级；非固定发布层次的公文，填写“特定范围”；政府系统的公文没有发布层次，此字段可以为空。此字段不得超过4个汉字。

12.条码制作单位（必选项）：此字段标注条码的具体制作单位，如“XX市人民政府办公室”。此字段不得超过10个汉字。

13.条码制作日期（必选项）：此字段标注条码的生成日期，与成文日期标注方法相同。

14.自定义字段：一般不填写，此字段不得超过55个汉字的长度。

（填写完以上各字段信息后，点击“查看(Word/WPS)”按钮，可将生成的公文二维条码以及相应的字段信息输出到Word文档进行校对。）

最后，点击[下一步]，软件将根据行文格式以及所输入的各要素内容、二维条码字段信息，自动精确定位，输出标准格式的公文到Word或WPS。

第三步，在Word/WPS中作最后简单调整。


最后一道工序，在Word/WPS中，你可能仅仅只需要打数个回车键把版记排到适当的位置即可。

小技巧：公文首页底行排不下，空白太大怎么办？在公文制作过程中，由于公文首页标题的字体、字号和正文不同造成行距变化出现差异，往往造成首页底行和页码之间留下大段空白，给公文制作人员带来麻烦，这时候可以选中标题前的一个空白段落，然后点击工具栏“格式 －> 段落 －> 缩进和间距”，在中间的“行距”下拉菜单选择“固定值”，再在右边的“设置值”尝试输入不同的磅数（1磅＝0.35毫米）进行调整就可以解决问题。